Pentingnya Pengendalian
Keberhasilan manajemen
agribisnis sangat tergantung pada
kemampuan manajer serta keryawan dalam memantau dan memperkirakan prestasi
kerja yang akan mereka capai. Implikasi biaya
dan pendapatan tidak dapat diabaikan karena eksistensi ( keberadaan ) bisnis
pada akhirnya tergantung kepada kemampuannya untuk menghasilkan laba. Tetapi program
pengendalian dirancang untuk menjadi alat bagi manajer agribisnis untuk
memantau dan memperkirakan hal hal yang dicapai sehubungan dengan kendala biaya
dan pendapatan ini.
Program dasar
dalam pengendalian melibatkan tiga langkah berikut :
- Penetapan tujuan ( goal )atau standar prestasi
terlebih dahulu
- Pengukuran prestasi terhadap tujuan dan standar
yang telah ditentukan tersebut melalui system pengumpulan informasi
- Pelaksanaan tindakan perbaikan terhadap
penyimpangan dari sasaran dan standar.
Tujuan Pengendalian
1.
Mengkonsolidasikan
wewenang dan mengkoordinasi pelaksana tugas
Manajer haruslah
mencegah tumpang tindih pelaksanaan tugas dan pemberian wewenang dalam batas
batas yang ditentukan.
2.
Memperkirakan
kecendrungan hasil
Pengendalian harus
menunjukkan atau arah gerak usah ( naik atau turun ). Pengendalian memberikan
tanda peringatan apabila rencana atau program menyimpang dari tujuan.Penjualan mungkin
meningkat persediaan menurun, atau sebaliknya. Jenis barang tertentu mungkin
tidak laku dijual. Sekiranya hal ini diketahui, program dapat dipelajari dan
disusun kembali. Produk terrsebut mungkin telah using, penetapan harga mungkin
salah, atau produk pesaing mungkin mempersempit pasaran.
3. Menyajikan informasi untuk perencanaan dan
penyesuaian sasaran di masa mendatang.
Informasi dari
program pengendalian menjadi bagian dari pengetahuan bisnis
4. Menyajikan informasi tentang pengalaman
dimasa lalu.
Informasi pengendalian
yang baik akan menyediakan jawaban terhadap pertanyaan seperti “ Dalam keadaan
yang serupa, apa yang terjadi pada masa lampau? “. Jawaban berdasarkan
pengalaman masa lalu akan menjadi bagian yang tidak ternilai dari program
informasi pengendalian.
Dimana Program Pengendalian Diselenggarakan.
Dalam
hampir semua agribisnis, program atau prosedur pengendalian dilaksanakan pada
bidang umum sebagai berikut :
- Keuangan dan Fiskal
- Operasional
- Personalia dan Manajemen
- Standar Produksi
- Mutu Produk.
Manajemen agribisnis membutuhkan program pengendalian yang didasarkan
pada sasaran atau standar prestasi yang telah ditentukan.organisasi yang paling
kecil sekalipun akan membutuhkan program pengendalian sehubungan dengan
pemasaran, produksi barang dan jasa, kepegawaian, dan catatan dan/atau
keuangan.
Jenis jenis program pengendalian
Meskipun program
pengendalian dapat mengambil banyak bentuk seperti anggaran, prakiraan, standar
produksi, biaya standar, prestasi karyawan, program perencanaan dan perencanaan
keuangan, namun antara program pengendalian terdapat banyak kesamaan. Program dan
prosedur pengendalian didasarkan pada rencana manajemen, atau keinginan serta
harapan manajer untuk masa mendatang. Program program ini merupakan ramalan
penting untuk kegiatan atau peristiwa yang akan datang guna melaksanakan
keputusan manajemen.
Hubungan Program Peramal
Apakah perbedaan antara anggaran ( budget ) dan prakiraan ( Forecast )
?? Walaupun benar bahwa beberapa anggaran merupakan prakiraan dan beberapa
prakiraan merupakan anggaran, namun dalam manajemen prakiraan biasanya merujuk
pada keluaran bisnis. Sebagaimana misalnya
dengan prakiraan penjualan. Anggaran merujuk pada masukan dalam bisnis, seperti
anggaran kas.
Adalah penting untuk mengetahui bahwa anggaran menentukan arah
organisasi. Penambahan atau pengurangan sumber daya menentukan bentuk agribisnis
dalam jangka panjang sehubungan dengan pertumbuhanm, produk baru, dan ukuran.
Teknik Kuantitatif dalam merancang anggaran
Salah satu prosedur kuatitatif yang paling umum digunakan adalah proyeksi linear. Untuk menggunakan cara
ini, pertama tama manajer harus memperhatikan kecendrungan masa lalu, kemudian
menggunakan matematika untuk memproyeksikan kecendrungan yang sama ini kemasa
mendatang. Teknik kuantitatif yang lain adalahdengan merancang model. Model
adalah penampilan abstrak, biasanya dalam bentuk matematik, yang menggambarkan
semua factor yang terlibatdan menunjukkan pengaruh relative dari semua factor yang
terlibat, dan menunjukkan pengaruh relative dari semua factor pada keseluruhan
situasi.
Teknik Kualitatif dalam Pengembangan
Anggaran
Pendekatan
kualitatif harus selalu merupakan bagian dari pengembangan anggaran. Salah satu
teknik kualitatif yang saat ini digunakan secara memuaskan adalah consensus. Dalam
consensus, para ahli yang bekerja diperusahaan ditanyakan pendapatnya secara
terpisah mengenai factor factor tertentu. Kelemahan consensus adalah bahwa bisa
saja yang dikumpulkan justru merupakan titik titik lemah perusahaan. Sementara keunggulan
dari teknik ini adalah tersedianya peluang bagi para peserta untuk
mengungkapkan berbagai tititk pandang. Gagasan pembaharuan dapat dihasilkan
dari teknik ini.
Teknik yang lain adalah logika, atau gabungan dari kenyataan, induksi,
deduksi, dengan atau tanpa bantuan rekan. Agar berhasil logika harus diperkuat
dengan informasi dan data yang tepat. Apabila analisis yang cermat dilakukan,
proses dapat diwujudkan dan ditunjukkan sehingga pihak lain dapat menilai prosedurnya
dan mungkin memperbaikinya.
Lalu teknik lain ialah skenario, yang merupakan satu seri kemungkinan
yang luwes. Kemungkinan ini dapat beragam tergantung pada hal hal seperti
volume, keadaan perekonomian, kedudukan kerja, dan sebagainya.
Apapun cara yang digunakan manajer, pasti terdapat premis atau kendala
tertentu. Manajer agribisnis harus membentuk premis atau mengamsumsikan bahwa
jenis usaha tertentu akan bereaksi dengan cara tertentu, sehingga sejumlah
kekuatan akan muncul, dan bahwa kondisi tertentu akan timbul atau tidak terjadi
pada periode mendatang yang sekarang dipertimbangkan.
Anggaran Bervariasi Menurut kebutuhan
Organisasi.
Besarnya dan rumitnya organisasi akan menentukan jenis anggaran yang
dibutuhkan demi keberhasilan. Bisnis kecil mungkin hanya akan membutuhkan
anggaran secara garis besar dengan seksi seksi seperti penjualan, produksi, dan
keuangan. Bisnis besar mungkin mempunyai anggaran untuk departemen, divisi,
wilayah, produk, dan sebagainya. Anggaran juga dapat bersifat jangka panjang
atau pendek. Anggaran jangka pendek biasanya adalah sesuatu yang akan
dilaksanakan dalam satu tahun , dan biasanya membutuhkan jangka waktu pelaporan
yang lebih pendek. Anggaran jangka panjang dilaksanakan dalam dua tahun atau
lebih dan biasanya dilaporkan atas dasar tahunan atau enam bulanan. Karena itu
anggaran jangka pendek menjadi komponen dalam mencapai tujuan anggaran jangka
panjang. Anggaran juga dapat dibuat untuk proyek khusus; misalnya, pembangunan
gedung baru, penyebaran informasi tentang peralatan baru atau produk baru.
Sasaran akhir dari anggaran
adalah meramalkan dan mengendalikan masukan untuk memperbesar pengembalian (
return ) dari sumber yang tersedia pada agribisnis.
Nasihat Untuk Pengembangan Anggaran
Pada perusahaan agribisnis harus ada organisasi dan system komunikasi
yang baik guna menjamin tanggung jawab, wewenang, tanggung gugat, dan komitmen
untuk mencapai tujuan
1. Bentuk sebuah komite yang terdiri dari mereka
yang terlibat dan jadwalkan tanggal untuk mengembangkan proses.
2.
Tinjau kembali tujuan, sasaran, dan kebijakan
organisasi.
3. Tinjau kembali situasi sekarang, hal hal yang
telah dicapai bisnis, dan bagaimana caranya mencapai keadaan ini.
4. Tinjau kembali dan hubungkan factor masukan (
biaya ) terhadap factor keluaran ( pendapatan )
5. Tentukan mengapa anggaran dibutuhkan dan mengapa
sasaran khusus atau arah tindakan perlu diketahui
6.
Rancang anggaran yang akan disusun dan daftarlah
komponen bagiannya
7.
Tentukan cara cara dan jadwal penggunaan
anggaran
8.
Tentukan catatan yang diperlukan
9.
Tunjukkan satuan ukuran yang akan digunakan (
rupiah, ton, liter, dan sebagainya )
10. Tentukan catatan yang diperlukan untuk menjamin
tersedianya data dan informasi yang diinginkan
11.
Tentukan dan identifikasi jangka waktu penganggaraan
12.
Tentukan kekerapan penerbitan dan pemutakhiran
atas informasi dan data dari program
13.
Tetapkan siapa siapa yang dilibatkan dalam
menyiapkan catatan yang tepat untuk anggaran
14.
Tentukan siapa siapa yang akan menerima
informasi dan kapan mereka akan memperolehnya
15.
Identifikasi siapa siapa yang bertanggung jawab
memenuhi sasaran dan standar yang terkandung dalam anggaran. Anggaran harus
dipantau secara konstan untuk memastikan bahwa program sesuai dengan target.
Mengevaluasi Program Pengendalian
Pengendalian yang
efektif akan terselenggara apabila kita mencurahkan kepada hal hal yang vital
bagi kelangsungan hidup organisasi. Ketika sedang diuji, banyak program
pengendalian yang ternyata tidak cukup penting untuk dipertahankan. Kendali yang
terlalu banyak bisa mengakibatkan keseluruhan program pengendalian menjadi
tidak efektif. Pengujian atas factor utama sangat penting demi keberhasilan
usaha. Manajer agribisnis harus
menguji setiap program pengendalian
yang baru, serta meninjau kembali program pengendalian secara teratur.
Manajemen
Berdasarkan Penyimpangan “ Manajemen
by exception “
Dasar
pemikirannya adalah bahwa manajer tidak usah membuang waktu untuk mengurusi
bidang manajemen yang berjalan sesuai
dengan rencana. Mereka harus lebih banyak memusatkan perhatian pada bidang
bidang yang mengalami hambatan atau menyimpang dari tujuan yang seharusnya.
Pengendalian Kredit
Bisnis
yang baru dibentuk harus memperhatikan pengendalian kreditnya secara khusus
sama halnya seperti perjuangan mereka dalam memaparkan diri dan menarik
pelanggan. Pengendalian kredit mendapat perhatian khusus karena tidak ada factor
tunggal lainnya yang mengakibatkan lebih banyak masalah keuangan yang serius
pada agribisnis. Akan tetapi untuk
agribisnis dan manajernya, kredit dapat menciptakan masalah yang rawan.
Kredit adalah Bagian Dari Penjualan
Penting untuk diketahui bahwa cara
termudah untuk menjalankan agribisnis adalah dengan menjual secara tunai. Banyak
perusahaan besar dan berhasil berkembang hanya berdasarkan transaksi secara
tunai.
Jika penjualan tunai merupakan cara termurah untuk menjalankan bisnis,
maka prinsip beikutnya harus menyatakan bahwa pemberian kredit hanya dapat
dibenarkan jika hal itu dapat memperbaiki volume penjualan dan laba melalui peningkatan
perputaran. Jika pemberian kredit oleh bisnis tidak memenuhi pengujian ini,
maka laba akan mengecil.
Para manajer penjualan dan pemasaran merupakan penganjur perluasan
kredit. Salah satu cara yang paling tepat untuk membuat para penjual berhasil
adalah dengan membuat mereka bertanggung jawab atas biaya kredit., termasuk
piutang ragu ragu, dan memperhitungkan biaya ini secara wajar pada laba
penjualan dan system pengendalian anggaran yang menaunginya.
Biaya Kredit
Biaya kredit
mempunyai banyak bentuk. Beberapa diantaranya tidak mudah untuk dikenal oleh
manajer agribisnis. Beberapa yang paling penting adalah :
- Peminjaman uang untuk membiayai piutang usaha
- Peluang laba yang hilang ( biaya kesempatan )
karena adanya dan ekuitas yang terikat dalam bentuk piutang usaha.
- Masalah likuiditas yang dapat mengakibatkan banker
dan pemasok perusahaan meningkatkan suku bunga atau menurunkan jumlah kredit
yang diberikan kepada perusahaan.
- Biaya yang berupa kerugian karena tidak tertagihnya
piutang yang penagihannya sangat lambat sehingga mungkin harus didiskontokan.
- Biaya pengelolaan program kredit
- Biaya kebijakan kredit yang terlalu bebas, yang
sebenarnya dapat menjerumuskan pelanggan kedalam kesulitan keuangan yang
mengakibatkan kerugian usaha.
- Biaya kegiatan resmi dan kegiatan lainnya yang
diperlukan untuk menagih piutang usaha.
- Kekecewaan dan rasa tertekan pada saat kerja
yang dialami oleh manajer maupun pelanggan akibat pertikaian mengenai piutang.
- Meningkatnya risiko piutang usaha terhadap
keberadaan ( eksistensi ) dan keberlangsungan hidup perusahaan. Dan alternative
penggunaan modal.
Beberapa keuntungan memperoleh laba
Karena kebanyakan agribisnis bergerak dalam bisnis pemberian pinjaman,
maka salah satu pilihan yang terbuka adalah menggunakan kredit sebagai pusat
lab ( profit center ). Pemberian kredit
memungkinkan peminimuman biaya atau dalam beberapa kasus bisa menghasilkan laba
yang sesungguhnya.
Perencanaan Kredit
Rencana dan
pengembangan yang cermat terhadap program kredit perusahaan merupakan kunci
keberhasilan. Langkah pertama adalah mengembangkan tujuan dan sasaran untuk
program kredit. Tujuan dan sasaran ini hendaknya dinyatakan secara jelas, yaitu
berapa kenaikan penjualan, factor persaingan, dan laba.
Langkah kedua
adalah menganalisis untung-rugi program kredit secara cermat. Dalam kaitan ini,
penting bahwa semua biaya yang telah disebut di atas dipertimbangkan.
Langkah ketiga
adalah penyerahan tanggung jawab untuk pengolahan dan penyeliaan ( supervise )
program kredit perusahaan. Ini merupakan fungsi yang penting.
Penentuan kelayakan
kredit pembeli mungkin merupakan prioritas puncak dalam menghindarkan kerugian
akibat hutang yang tidak dilunasi dan lambat nya pembayaran.
Pemantauan Program Kredit
Setelah program kredit ditentukan, manajer harus mengetahui apa yang
terjadi dan bagaimana program itu beroperasi. Beberapa rasio bisa digunakan
dalam pelaporan dan analisis program kredit.
Perhitungan umur piutang usaha alat yang paling penting untuk memantau
piutang usaha adalah perhitungan umur piutang usaha setiap bulannya. Untuk mengendalikan
perubahan piutang usaha, rasio yang menunjukkan perubahan volume penjualan
kredit dari satu period eke periode lainnya bisa digunakan.