Alat Pengendalian Agribisnis

Pentingnya Pengendalian

Keberhasilan manajemen agribisnis sangat tergantung  pada kemampuan manajer serta keryawan dalam memantau dan memperkirakan prestasi kerja yang  akan mereka capai. Implikasi biaya dan pendapatan tidak dapat diabaikan karena eksistensi ( keberadaan ) bisnis pada akhirnya tergantung kepada kemampuannya untuk menghasilkan laba. Tetapi program pengendalian dirancang untuk menjadi alat bagi manajer agribisnis untuk memantau dan memperkirakan hal hal yang dicapai sehubungan dengan kendala biaya dan pendapatan ini.

Program dasar dalam pengendalian melibatkan tiga langkah berikut : 

1. Penetapan tujuan ( goal )atau standar prestasi terlebih dahulu 
2. Pengukuran prestasi terhadap tujuan dan standar yang telah ditentukan tersebut melalui system pengumpulan informasi 
3. Pelaksanaan tindakan perbaikan terhadap penyimpangan dari sasaran dan standar.

Tujuan Pengendalian

1.       Mengkonsolidasikan wewenang dan mengkoordinasi pelaksana tugas

Manajer haruslah mencegah tumpang tindih pelaksanaan tugas dan pemberian wewenang dalam batas batas yang ditentukan.

2.       Memperkirakan kecendrungan hasil

Pengendalian harus menunjukkan atau arah gerak usah ( naik atau turun ). Pengendalian memberikan tanda peringatan apabila rencana atau program menyimpang dari tujuan.Penjualan mungkin meningkat persediaan menurun, atau sebaliknya. Jenis barang tertentu mungkin tidak laku dijual. Sekiranya hal ini diketahui, program dapat dipelajari dan disusun kembali. Produk terrsebut mungkin telah using, penetapan harga mungkin salah, atau produk pesaing mungkin mempersempit pasaran.

3.       Menyajikan informasi untuk perencanaan dan penyesuaian sasaran di masa mendatang.

Informasi dari program pengendalian menjadi bagian dari pengetahuan bisnis

4.       Menyajikan informasi tentang pengalaman dimasa lalu.

Informasi pengendalian yang baik akan menyediakan jawaban terhadap pertanyaan seperti “ Dalam keadaan yang serupa, apa yang terjadi pada masa lampau? “. Jawaban berdasarkan pengalaman masa lalu akan menjadi bagian yang tidak ternilai dari program informasi pengendalian.

Dimana Program Pengendalian Diselenggarakan.

Dalam hampir semua agribisnis, program atau prosedur pengendalian dilaksanakan pada bidang umum sebagai berikut :

1. Keuangan dan Fiskal 
2. Operasional

• Personalia dan Manajemen 
• Standar Produksi 
• Mutu Produk.

Manajemen agribisnis membutuhkan program pengendalian yang didasarkan pada sasaran atau standar prestasi yang telah ditentukan.organisasi yang paling kecil sekalipun akan membutuhkan program pengendalian sehubungan dengan pemasaran, produksi barang dan jasa, kepegawaian, dan catatan dan/atau keuangan.

             Jenis jenis program pengendalian

Meskipun program pengendalian dapat mengambil banyak bentuk seperti anggaran, prakiraan, standar produksi, biaya standar, prestasi karyawan, program perencanaan dan perencanaan keuangan, namun antara program pengendalian terdapat banyak kesamaan. Program dan prosedur pengendalian didasarkan pada rencana manajemen, atau keinginan serta harapan manajer untuk masa mendatang. Program program ini merupakan ramalan penting untuk kegiatan atau peristiwa yang akan datang guna melaksanakan keputusan manajemen.

Hubungan Program Peramal

Apakah perbedaan antara anggaran ( budget ) dan prakiraan ( Forecast ) ?? Walaupun benar bahwa beberapa anggaran merupakan prakiraan dan beberapa prakiraan merupakan anggaran, namun dalam manajemen prakiraan biasanya merujuk pada keluaran bisnis.  Sebagaimana misalnya dengan prakiraan penjualan. Anggaran merujuk pada masukan dalam bisnis, seperti anggaran kas.

Adalah penting untuk mengetahui bahwa anggaran menentukan arah organisasi. Penambahan atau pengurangan sumber daya menentukan bentuk agribisnis dalam jangka panjang sehubungan dengan pertumbuhanm, produk baru, dan ukuran.

Teknik Kuantitatif dalam merancang anggaran

Salah satu prosedur kuatitatif yang paling umum digunakan adalah proyeksi linear. Untuk menggunakan cara ini, pertama tama manajer harus memperhatikan kecendrungan masa lalu, kemudian menggunakan matematika untuk memproyeksikan kecendrungan yang sama ini kemasa mendatang. Teknik kuantitatif yang lain adalahdengan merancang model. Model adalah penampilan abstrak, biasanya dalam bentuk matematik, yang menggambarkan semua factor yang terlibatdan menunjukkan pengaruh relative dari semua factor yang terlibat, dan menunjukkan pengaruh relative dari semua factor pada keseluruhan situasi.

Teknik Kualitatif dalam Pengembangan Anggaran

          Pendekatan kualitatif harus selalu merupakan bagian dari pengembangan anggaran. Salah satu teknik kualitatif yang saat ini digunakan secara memuaskan adalah consensus. Dalam consensus, para ahli yang bekerja diperusahaan ditanyakan pendapatnya secara terpisah mengenai factor factor tertentu. Kelemahan consensus adalah bahwa bisa saja yang dikumpulkan justru merupakan titik titik lemah perusahaan. Sementara keunggulan dari teknik ini adalah tersedianya peluang bagi para peserta untuk mengungkapkan berbagai tititk pandang. Gagasan pembaharuan dapat dihasilkan dari teknik ini.

Teknik yang lain adalah logika, atau gabungan dari kenyataan, induksi, deduksi, dengan atau tanpa bantuan rekan. Agar berhasil logika harus diperkuat dengan informasi dan data yang tepat. Apabila analisis yang cermat dilakukan, proses dapat diwujudkan dan ditunjukkan sehingga pihak lain dapat menilai prosedurnya dan mungkin memperbaikinya.

Lalu teknik lain ialah skenario, yang merupakan satu seri kemungkinan yang luwes. Kemungkinan ini dapat beragam tergantung pada hal hal seperti volume, keadaan perekonomian, kedudukan kerja, dan sebagainya.

Apapun cara yang digunakan manajer, pasti terdapat premis atau kendala tertentu. Manajer agribisnis harus membentuk premis atau mengamsumsikan bahwa jenis usaha tertentu akan bereaksi dengan cara tertentu, sehingga sejumlah kekuatan akan muncul, dan bahwa kondisi tertentu akan timbul atau tidak terjadi pada periode mendatang yang sekarang dipertimbangkan.

Anggaran Bervariasi Menurut kebutuhan Organisasi.

Besarnya dan rumitnya organisasi akan menentukan jenis anggaran yang dibutuhkan demi keberhasilan. Bisnis kecil mungkin hanya akan membutuhkan anggaran secara garis besar dengan seksi seksi seperti penjualan, produksi, dan keuangan. Bisnis besar mungkin mempunyai anggaran untuk departemen, divisi, wilayah, produk, dan sebagainya. Anggaran juga dapat bersifat jangka panjang atau pendek. Anggaran jangka pendek biasanya adalah sesuatu yang akan dilaksanakan dalam satu tahun , dan biasanya membutuhkan jangka waktu pelaporan yang lebih pendek. Anggaran jangka panjang dilaksanakan dalam dua tahun atau lebih dan biasanya dilaporkan atas dasar tahunan atau enam bulanan. Karena itu anggaran jangka pendek menjadi komponen dalam mencapai tujuan anggaran jangka panjang. Anggaran juga dapat dibuat untuk proyek khusus; misalnya, pembangunan gedung baru, penyebaran informasi tentang peralatan baru atau produk baru.

Sasaran akhir dari anggaran adalah meramalkan dan mengendalikan masukan untuk memperbesar pengembalian ( return ) dari sumber yang tersedia pada agribisnis.

Nasihat Untuk Pengembangan Anggaran

Pada perusahaan agribisnis harus ada organisasi dan system komunikasi yang baik guna menjamin tanggung jawab, wewenang, tanggung gugat, dan komitmen untuk mencapai tujuan

1.  Bentuk sebuah komite yang terdiri dari mereka yang terlibat dan jadwalkan tanggal untuk mengembangkan proses.

2.       Tinjau kembali tujuan, sasaran, dan kebijakan organisasi.

3.  Tinjau kembali situasi sekarang, hal hal yang telah dicapai bisnis, dan bagaimana caranya mencapai keadaan ini.

4.      Tinjau kembali dan hubungkan factor masukan ( biaya ) terhadap factor keluaran ( pendapatan )

5.    Tentukan mengapa anggaran dibutuhkan dan mengapa sasaran khusus atau arah tindakan perlu diketahui

6.       Rancang anggaran yang akan disusun dan daftarlah komponen bagiannya

7.       Tentukan cara cara dan jadwal penggunaan anggaran

8.       Tentukan catatan yang diperlukan

9.       Tunjukkan satuan ukuran yang akan digunakan ( rupiah, ton, liter, dan sebagainya )

10.  Tentukan catatan yang diperlukan untuk menjamin tersedianya data dan informasi yang diinginkan

11.   Tentukan dan identifikasi jangka waktu penganggaraan

12.   Tentukan kekerapan penerbitan dan pemutakhiran atas informasi dan data dari program

13.   Tetapkan siapa siapa yang dilibatkan dalam menyiapkan catatan yang tepat untuk anggaran

14.   Tentukan siapa siapa yang akan menerima informasi dan kapan mereka akan memperolehnya

15.   Identifikasi siapa siapa yang bertanggung jawab memenuhi sasaran dan standar yang terkandung dalam anggaran. Anggaran harus dipantau secara konstan untuk memastikan bahwa program sesuai  dengan target.

Mengevaluasi Program Pengendalian

Pengendalian yang efektif akan terselenggara apabila kita mencurahkan kepada hal hal yang vital bagi kelangsungan hidup organisasi. Ketika sedang diuji, banyak program pengendalian yang ternyata tidak cukup penting untuk dipertahankan. Kendali yang terlalu banyak bisa mengakibatkan keseluruhan program pengendalian menjadi tidak efektif. Pengujian atas factor utama sangat penting demi keberhasilan usaha. Manajer agribisnis harus menguji setiap program pengendalian yang baru, serta meninjau kembali program pengendalian secara teratur.

 

 Manajemen Berdasarkan Penyimpangan “ Manajemen by exception “

Dasar pemikirannya adalah bahwa manajer tidak usah membuang waktu untuk mengurusi bidang manajemen  yang berjalan sesuai dengan rencana. Mereka harus lebih banyak memusatkan perhatian pada bidang bidang yang mengalami hambatan atau menyimpang dari tujuan yang seharusnya. 

Pengendalian Kredit

          Bisnis yang baru dibentuk harus memperhatikan pengendalian kreditnya secara khusus sama halnya seperti perjuangan mereka dalam memaparkan diri dan menarik pelanggan. Pengendalian kredit mendapat perhatian khusus karena tidak ada factor tunggal lainnya yang mengakibatkan lebih banyak masalah keuangan yang serius pada agribisnis. Akan tetapi untuk agribisnis dan manajernya, kredit dapat menciptakan masalah yang rawan.

Kredit adalah Bagian Dari Penjualan

Penting untuk diketahui bahwa cara termudah untuk menjalankan agribisnis adalah dengan menjual secara tunai. Banyak perusahaan besar dan berhasil berkembang hanya berdasarkan transaksi secara tunai.

Jika penjualan tunai merupakan cara termurah untuk menjalankan bisnis, maka prinsip beikutnya harus menyatakan bahwa pemberian kredit hanya dapat dibenarkan jika hal itu dapat memperbaiki volume penjualan dan laba melalui peningkatan perputaran. Jika pemberian kredit oleh bisnis tidak memenuhi pengujian ini, maka laba akan mengecil.

Para manajer penjualan dan pemasaran merupakan penganjur perluasan kredit. Salah satu cara yang paling tepat untuk membuat para penjual berhasil adalah dengan membuat mereka bertanggung jawab atas biaya kredit., termasuk piutang ragu ragu, dan memperhitungkan biaya ini secara wajar pada laba penjualan dan system pengendalian anggaran yang menaunginya. 

Biaya Kredit 

Biaya kredit mempunyai banyak bentuk. Beberapa diantaranya tidak mudah untuk dikenal oleh manajer agribisnis. Beberapa yang paling penting adalah :

1. Peminjaman uang untuk membiayai piutang usaha
2.  Peluang laba yang hilang ( biaya kesempatan ) karena adanya dan ekuitas yang terikat dalam bentuk piutang usaha.
3. Masalah likuiditas yang dapat mengakibatkan banker dan pemasok perusahaan meningkatkan suku bunga atau menurunkan jumlah kredit yang diberikan kepada perusahaan. 
4. Biaya yang berupa kerugian karena tidak tertagihnya piutang yang penagihannya sangat lambat sehingga mungkin harus didiskontokan. 
5. Biaya pengelolaan program kredit 
6. Biaya kebijakan kredit yang terlalu bebas, yang sebenarnya dapat menjerumuskan pelanggan kedalam kesulitan keuangan yang mengakibatkan kerugian usaha.
7. Biaya kegiatan resmi dan kegiatan lainnya yang diperlukan untuk menagih piutang usaha.
8. Kekecewaan dan rasa tertekan pada saat kerja yang dialami oleh manajer maupun pelanggan akibat pertikaian mengenai piutang. 
9. Meningkatnya risiko piutang usaha terhadap keberadaan ( eksistensi ) dan keberlangsungan hidup perusahaan. Dan alternative penggunaan modal.

Beberapa keuntungan memperoleh laba

Karena kebanyakan agribisnis bergerak dalam bisnis pemberian pinjaman, maka salah satu pilihan yang terbuka adalah menggunakan kredit sebagai pusat lab ( profit center ). Pemberian kredit memungkinkan peminimuman biaya atau dalam beberapa kasus bisa menghasilkan laba yang sesungguhnya.

Perencanaan Kredit

        Rencana dan pengembangan yang cermat terhadap program kredit perusahaan merupakan kunci keberhasilan. Langkah pertama adalah mengembangkan tujuan dan sasaran untuk program kredit. Tujuan dan sasaran ini hendaknya dinyatakan secara jelas, yaitu berapa kenaikan penjualan, factor persaingan, dan laba.

Langkah kedua adalah menganalisis untung-rugi program kredit secara cermat. Dalam kaitan ini, penting bahwa semua biaya yang telah disebut di atas dipertimbangkan.

Langkah ketiga adalah penyerahan tanggung jawab untuk pengolahan dan penyeliaan ( supervise ) program kredit perusahaan. Ini merupakan fungsi yang penting.

Penentuan kelayakan kredit pembeli mungkin merupakan prioritas puncak dalam menghindarkan kerugian akibat hutang yang tidak dilunasi dan lambat nya pembayaran.

 

Pemantauan Program Kredit 

Setelah program kredit ditentukan, manajer harus mengetahui apa yang terjadi dan bagaimana program itu beroperasi. Beberapa rasio bisa digunakan dalam pelaporan dan analisis program kredit.

Perhitungan umur piutang usaha alat yang paling penting untuk memantau piutang usaha adalah perhitungan umur piutang usaha setiap bulannya. Untuk mengendalikan perubahan piutang usaha, rasio yang menunjukkan perubahan volume penjualan kredit dari satu period eke periode lainnya bisa digunakan.